ECM企业知识管理系统 Alfresco

Alfresco是一款开源的企业内容管理系统(ECM),为企业提供了日常的文档管理、协同工作、工作记录管理、知识管理、网络内容管理、图片管理等多种功能。

Alfresco是目前应用最广泛的开源企业知识管理系统。该系统是基于Java平台开发的CMS,先后有超过150万次的下载,5万多个应用网站,7.4万个社区成员,此外,在开源社区Forge中有超过150个扩展应用。如下图,市场的前三个,Joomla和Drupal主要用于企业建站,WordPress主要用于建博客。可以说Alfresco是目前使用最广泛的企业内容管理平台(ECMS),并且她更适合管理企业内部的电子文档。


Alfresco全部基于开源平台开发,极大降低企业部署成本。该系统基于Java平台开发,通过开源的Tomcat+MySQL+Linux部署;系统支持多国语言(包括中文),提供基于开源的Lucene的文档搜索功能;基于Openoffice,提供多种文档格式的转换,包括office2003-2007、pdf、jpeg、jpg等。

Alfresco拥有良好的用户交互。该系统基于目录树管理文档,提供全文检索,多国语言支持,用户使用简单,便于在企业中推广。

基于Alfresco平台企业可以构建多种知识管理应用。Alfresco是一个企业级的系统,企业可以基于该系统构建多种应用,如企业文档数据库、 企业知识管理门户、可扩展的内容数据库、公司的网站、市场信息沟通、基于需求的出版、工作记录管理、财务应用、研发平台用信息共享平台等。

Alfresco提供了一套完整的权限管理体系。Alfresco采用用户-组-资源-权限的分层次权限管理体系,让管理员可以方便的控制电子文档或文档空间的访问权限。

在实际应用本土化的过程中,Alfresco也存在一些局限性:

(1)Alfresco的对最低权限的定义过于宽松。为了方便电子文档在企业中的传播,即使是最低权限的Consumer用户也拥有对文档的下载权限,但这样有可能导致文档的大量外流,不利于确保企业核心知识产权的安全。、

(2)Alfresco对于工作流的支持不足够强大。Alfresco系统本身提供了工作流的组件,但由于其文档的组织方式,不利于做流程审批。但这一点可以通过与OA的结合得到解决。实践证明与无缝结合的知识管理系统才是有生命力的系统。

(3)Alfresco的后台功能有待深入开发。在实际的企业应用中,企业会关心员工访问了文档,以及访问的频率等统计数据,一方面有利于了解员工的工作情况和工作兴趣;另一方面有利于了解员工的关注热点,改善知识管理。但目前Alfresco本身缺少相关的功能模块。

(4)Alfresco缺少个性的组件。Alfresco的目前还没有采用类似Joomla或Wordpress的组件开发技术,故相关的个性化的插件比较缺乏,如文档的标签及标签云功、相关文档功能等等。需要自行开发。

总体上,在Alfresco的部署和开发的过程中,通过与公司技术人员的交流,越来越感受到Alfresco系统的庞大,但架构非常的清晰,功能也比较的完整,非常适合中小型企业快速低成本的部署知识管理系统。



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